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Richiesta di personale
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Atti su Fabbisogno personale
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Processo avviato dai Dipartimenti
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Nulla osta
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Direzione strategica
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Predisposizione atto deliberativo di assunzione
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UOC Reclutamento
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Atto Deliberativo di assunzione
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Direzione strategica
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Atto deliberativo
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Albo Pretorio
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Scorrimento graduatorie
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UOC Reclutamento
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Processo di individuazione disponibilità ad assumere incarico
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Convocazione del candidato
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UOC Reclutamento funzionalmente coordinato dalla UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale nell’ambito dell’ Ufficio del neo assunto
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PEC
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Convocazione del candidato con apposito calendario appuntamenti e predisposizione della relativa documentazione
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Visita Medico competente
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Medico del lavoro UOS Medico competente
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Visita Medica Accertamenti diagnostici
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Ambulatorio Medico competente
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Certificato di idoneità
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Il Medico rilascia certificato di idoneità alla mansione al nuovo assunto e la comunica all’ Ufficio del neo assunto per gli atti di competenza. Predispone ulteriori accertamenti per esposizioni ad alto rischio.
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Predisposizione del contratto
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UOC Reclutamento
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Modelli standard
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Sede Centrale
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Predisposizione amministrativa del format di contratto.
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Accoglienza in Azienda
(Sottoprocesso 1)
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Kit di benvenuto
Codice di comportamento sottoscritto
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Sottoscrizione dei documenti presentati
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La UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale provvede all’accoglienza in azienda con consegna del Kit di benvenuto, del Codice di comportamento dei dipendenti, inserimento nel Data Base dei dati sui bisogni formativi relativi agli obblighi ope legis, come indicato nelle attività di sottoprocesso 1
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(Sottoprocesso 1)
A. Colloquio e presentazione Azienda
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Sede Centrale
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Documentale: registro accessi
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Si effettua la prima accoglienza, con un colloquio volto a presentare al Neo assunto l’Azienda e il Percorso di Onboarding
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(Sottoprocesso 1)
B. Consegna Kit di benvenuto
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Kit di benvenuto
Sito web e link al Corso di formazione sul tema della Sicurezza dei luoghi di lavoro
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Con il KIT di benvenuto si forniscono le informazioni relative a:
- Azienda e mission, Organigramma/funzionigramma e Regolamenti aziendali, modulistica di riferimento
- i diritti e doveri del dipendente
- Formazione e aggiornamento professionale
- Sicurezza dei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008 e D.Lgs 106/2009), con relativo link al Corso di formazione sul tema
- Sito internet, portale del dipendente e relativi applicativi software,
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(Sottoprocesso 1)
C. Consegna per sottoscrizione del Codice di comportamento dei dipendenti
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Codice di comportamento dei dipendenti
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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N. sottoscrizioni Codice comportamento
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Viene consegnato il Codice di comportamento dei dipendenti e viene fatto sottoscrivere per presa visione al Neo assunto.
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(Sottoprocesso 1)
D. Compilazione scheda d’ingresso e autovalutazione delle competenze da parte del Neoassunto
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Scheda d’ingresso e autovalutazione delle competenze da parte del Neoassunto (All. A)
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Inserimento nel Data Base dei dati personali del Neo assunto, con informazioni anagrafiche e relative al cursus studiorum e professionale, nonché quelle relative alle competenze acquisite e le aspirazioni. Sono censiti i bisogni formativi relativi agli obblighi ope legis.
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Colloquio e valutazione scheda competenze
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Direttori Dipartimento afferente o loro delegato
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Sede dipartimentale di afferenza
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Colloquio con il Neoassunto, e valutazione Scheda d’ingresso e autovalutazione delle competenze” ai fini dell’assegnazione in U.O.
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Assegnazione alla U.O.
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Direttori Dipartimento afferente o loro delegato
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Sede dipartimentale di afferenza
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A seguito del colloquio la Direzione del Dipartimento individua la U.O a cui verrà assegnato il Neo assunto, da segnalare al momento della sottoscrizione del contratto di lavoro.
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Data Base delle competenze
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Software dedicato
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Sede Centrale
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Informazioni contenute nel DB
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Software specificatamente elaborato per il percorso di Onboarding
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Alimentazione Albo aziendale competenze
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Albo aziendale competenze
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Numero di schede inserite
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I risultati del rilevazioni effettuate, alimentano il DB costruito ad hoc per la definizione dell’Albo aziendale delle competenze.
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Monitoraggio corretta esecuzione procedure
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Griglia di valutazione
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Numero di procedure eseguite correttamente
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Controllo della corretta esecuzione delle procedure connesse all’Accoglienza e previste nel Percorso di inserimento del Neo assunto
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Firma e Perfezionamento del contratto
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UOC Reclutamento
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Modello standard/scheda
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Data base
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L’ Operatore amministrativo nell’ambito dell’ Ufficio del neo assunto predispone il contratto da far sottoscrivere al neo assunto e che sarà perfezionato con la firma del Direttore UOC Reclutamento.
Il Direttore UOC Reclutamento firma il contratto che decorre almeno 7 gg dalla firma, dal primo o dal 16 del mese
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Ulteriori adempimenti Amministrativi
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UOC Reclutamento e UOC Personale funzionalmente coordinato dall’ Ufficio del neo assunto
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Nell’ambito dell’Ufficio del neo assunto espleta i successivi adempimenti amministrativi connessi e conseguenti all’assunzione della persona, tra cui: rilascio badge, raccolta dati personale giuridici e fiscali tra cui l’IBAN , invio contratto all’ufficio repertorio, rilascio e- mail aziendale, nota di presa servizio da comunicare alla UOC di assegnazione
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Trasmissione atti ad uffici interni e ad Enti per adempimenti di legge
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UOC Reclutamento e UOC Personale funzionalmente coordinato dall’ Ufficio del neo assunto
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Nell’ambito dell’Ufficio del neo assunto espleta i successivi adempimenti amministrativi connessi e conseguenti all’assunzione della persona, tra cui le comunicazioni all’INPS, all’INAIL, PagoPa, etc.
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Presa in carico da parte della U.O di assegnazione
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UOC di assegnazione
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Sede della UOC U.O. di Assegnazione
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Avvio del processo d’inserimento del neo assunto nella U.O. di assegnazione da parte del Direttore/coordinatore
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Nomina Incaricato di Privacy
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Dir Ospedaliera /Distrettuale facente funzioni di datore di lavoro, cui afferisce la U.O. di destinazione
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Atto di Nomina di incaricato della Privacy
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Dir Ospedaliera /Distrettuale
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La Direzione di presidio o distretto provvede a far sottoscrivere al Neo assunto l’atto di nomina di incaricato della Privacy (GDPR UE 2016/679)
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Individuazione del Tutor nella U.O. di assegnazione
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UOC di assegnazione
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Atto d’individuazione
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UOC di assegnazione
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Il direttore di U.O. e/o coordinatore U.O. individuano un professionista , preferibilmente della stessa area professionale, con adeguate competenze culturali, esperienziali, didattiche, organizzative e relazionali con attitudine a svolgere attività di supervisione.
Il rapporto massimo è di:
1 Tutor/3 neo assunti
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Orientamento in U.O. di assegnazione e individuazione del Tutor
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Direttore / Coordinatore e tutor U.O. di assegnazione
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Colloqui, supervisione
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U.O. di assegnazione
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Il tutor ha il compito realizzare le attività di orientamento del Neoassunto all’interno della U.O. e precisamente:
- rispetto agli assetti organizzativi, linee di attività, obiettivi di budget, procedure e protocolli in uso, presentazione dell’equipe multidisciplinare
- accompagnamento e monitoraggio dell’inserimento
-valutazione del Neoassunto
-valutazione del gap formativo del Neoassunto rispetto al ruolo ricoperto, da comunicare alla UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Difficoltà d’inserimento
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UOC di assegnazione
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Eventuali difficoltà rilevate e segnalate sia dal Tutor sia dal neoassunto nel corso dei primi 6 mesi saranno oggetto di specifico colloquio d uri-orientamento
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Azioni correttive
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UOC di assegnazione
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Il Tutor effettua un colloquio, anche con la partecipazione di altri operatori della U.O, allo scopo di individuare e risolvere il problema.
In caso di mancata risoluzione del problema si deve chiedere alla UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale- Ufficio del neoassunto specifico colloquio di Ri-orientamento del neoassunto.
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Colloquio di Ri- orientamento
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UOC Sviluppo Organizzativo /U.O. di assegnazione/ Psicologo e Neoassunto
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Report di colloquio
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Richiesto da U.O. di assegnazione o dal neoassunto, in caso di problematiche di ordine organizzativo o relazionale rilevate nei primi 6 mesi di prova.
Analisi delle difficoltà di inserimento del dipendente e studio di possibili ulteriori azioni correttive, rispetto a quelle già poste in essere dal Tutor
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Sviluppo di nuove strategie di inserimento
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UOC Sviluppo Organizzativo /U.O. di assegnazione/ Psicologo e Neoassunto
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Report di colloquio con indicazioni su attività da porre in essere
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All’esito del colloquio di ri-orientamento vengono date indicazione di strategie utili ad appianare i problemi di inserimento del neoassunto, compresa eventuale riassegnazione in altra U.O.
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Valutazione del neo assunto da parte del tutor
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Tutor dell’UO di assegnazione
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Colloquio con il neoassunto
Scheda di valutazione d’inserimento del personale Neoassunto da parte del tutor
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UO di assegnazione
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Alimentazione DB
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Il tutor dopo 6 mesi effettua il colloquio di valutazione con il Neoassunto, compila la scheda All. B e provvede all’inserimento dei dati e alimentazione del DB
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Valutazione del percorso di inserimento da parte del Neo assunto
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Neo assunto
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Colloquio con il tutor
Scheda di valutazione percorso d’inserimento da parte del Neoassunto (All. C)
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Alimentazione DB
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Il Neo assunto dopo 6 mesi effettua il colloquio con il tutor, compila la scheda All. C e provvede all’inserimento dei dati e alimentazione del DB
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Data Base
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Data Base
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Sede Centrale
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Controllo della corretta alimentazione del flusso informativo per relativa valutazione e analisi del fabbisogno formativo.
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Indagine di Customer satisfaction
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Piattaforma URP Evoluto
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On line
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Numero di questionari somministrati
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Somministrazione del questionario di valutazione al neoassunto al termine dei 6 mesi di prova. Analisi e valutazione dei dati, che concorre alla definizione del report da comunicare alla Direzione strategica, in relazione alle procedure di accoglienza.
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Valutazione positiva del periodo di prova
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U.O. di assegnazione
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Il Direttore/coordinatore U.O. assegnazione provvede a comunicare alla Direzione dipartimentale e alla UOC Personale gli esiti positivi della valutazione del periodo di prova, al fine di provvedere al perfezionamento degli atti amministrativi relativi alla prosecuzione o risoluzione del rapporto di lavoro
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Monitoraggio e valutazione del processo inserimento e report
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UOC Sviluppo Organizzativo e del patrimonio professionale
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Database
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Sede Centrale
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Report su processo On boarding
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Verifica del completo e corretto processo di inserimento del neo assunto e realizzazione del report da comunicare alla Direzione strategica
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Presa d’atto e comunicazione del mancato superamento del periodo di prova
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UOC Personale
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Modello standard
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Sede Centrale
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Atti di comunicazione sul mancato superamento del periodo di prova
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Iter amministrativo di presa d’atto che si conclude con la risoluzione del rapporto di lavoro
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Assegnazione definitiva
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Direzione Strategica e/o Direttore di Dipartimento
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Modello standard
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Sede Centrale
Ufficio del neo assunto
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Atti di assegnazione
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Dopo il superamento del periodo di prova si effettua l’assegnazione definitiva del neo assunto presso la U.O. individuata nei primi 6 mesi o ad altre, in relazione al fabbisogno del personale e alle competenze rilevate.
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